Hast du dich schon einmal gefragt, ob es sinnvoll ist ein richtiges Bewerbermanagementsystem in deinem Unternehmen einzuführen, warum du das überhaupt brauchst oder was die Vorteile davon sind?
Dann bist du hier genau richtig! Im nachfolgenden Beitrag kannst du die wichtigsten Punkte als kleine Einführung in das Thema nachlesen.
Was gehört alles zum Bewerbermanagement?
Das Bewerbermanagement umfasst alle Prozesse von der Ausschreibung einer Stelle, bis hin zur Einstellung eines neuen Mitarbeiters. Dazu gehört das Empfangen, Sortieren und Verwalten der Bewerbungsunterlagen.
Nachfolgend einige wichtige Punkte, auf die du unbedingt bei einem guten Bewerbermanagement achten solltest:
Anbieter eines Bewerbermanagementsystems
Es gibt sehr viele verschiedene Anbieter für Bewerbermanagementsysteme. Sie haben meistens ähnliche Funktionen mit unterschiedlichen Schwerpunkten.
Um das richtige System für dich auszuwählen, solltest du dir vorab überlegen, welche Voraussetzungen, Vorstellungen und Wünschen du hast.
Nachfolgend habe ich dir einmal die wichtigsten Fragen aufgelistet, die du dir selbst stellen solltest:
- Wie viele Stellen möchtest du pro Monat ausschreiben?
- Wie viele Nutzer sollen das System innerhalb deines Unternehmens verwenden?
- Wie viel Geld möchtest du ausgeben?
- Möchtest du für die Zukunft auch einen Talent Pool integriert wissen?
- Welche Reporting- und Analysemöglichkeiten möchtest du haben?
- Wie soll das System integriert und eingebunden werden (z. B. auf eigenen Servern oder Cloud basiert?)
- Wie flexibel möchtest du sein, wenn du eventuell Funktionen hinzu- oder abbestellen möchtest?
- Auf welchen Plattformen sollen die Stellenanzeigen direkt aus dem System heraus veröffentlicht werden?
Falls du hier Hilfe bei der Entscheidungsfindung benötigst, können wir dir gerne dabei helfen und das beste System für dich finden.
Datenschutz
Bei jedem Bewerbermanagementsystem ist es unabdingbar für einen besonderen Schutz der Bewerberdaten zu sorgen. Da Bewerbungsunterlagen nicht nur im Portal, bzw. bei einer einzelnen Person bleiben, muss unbedingt dafür gesorgt werden, dass der Datenschutz auch bei der Weitergabe gewährleistet ist. Die Daten eines Bewerbers dürfen nur an die entsprechenden Verantwortlichen gelangen. Wenn die Unterlagen an eine andere verfügbare Stelle geleitet werden sollen, muss dies zu Beginn von dem Bewerber erlaubt werden.
Dies gilt auch für die Aufbewahrung von Bewerberunterlagen ganz generell. Außerdem musst du aufgrund der DSGVO darauf achten, dass nur die wichtigsten Daten abgefragt werden. Dies resultiert auf dem Grundsatz der Datensparsamkeit (Art. 5 DSGVO). Das heißt, dass die Personalabteilung nur die Informationen erhalten darf, die wichtig sind, um einen neuen Mitarbeiter einzustellen. Zum Beispiel spielt die sexuelle Ausrichtung (und viele weitere Dinge) keine Rolle.
Schnelle Antwortgeschwindigkeit
Bei einem schlechten Prozess warten Bewerber oftmals vergeblich auf eine Eingangsbestätigung oder bekommen überhaupt keine Antwort auf ihre Bewerbung. Dies wirft kein gutes Licht auf das Unternehmen und Bewerber werden sich in Zukunft wohl eher nicht mehr bei diesen bewerben.
Deshalb ist es unabdingbar für ein gutes Bewerbermanagement, dass die Bewerber über den Status Bescheid wissen und eine zeitnahe Antwort bekommen. Bekommen Sie z. B. erst drei Wochen nach ihrer Bewerbung Bescheid, kann es sein, dass sie schon eine andere Stelle angenommen haben und du musst von neuem beginnen zu suchen.
Fazit
Wie du sehen kannst, erleichtert dir ein Bewerbermanagementsystem deine Arbeit um ein Vielfaches. Zusätzlich stärkt es das Image deines Unternehmens. Durch einen übersichtlichen und klaren Bewerbungsprozess sprichst du mögliche neue Mitarbeiter positiv an.
Sobald dein Unternehmen eine gewisse Größe erreicht hat, ist ein gut funktionierendes Bewerbermanagementsystem unabdingbar, erspart dir sehr viel Zeit, Aufwand und vor allem Nerven 😉