Der September neigt sich bald schon dem Ende zu und damit auch die Hochsaison des Urlaubs. Für Unternehmen ist es jetzt besonders wichtig, den Überblick über offene Urlaubstage ihrer Mitarbeitenden zu behalten. Denn Urlaub ist mehr als nur ein bisschen freie Zeit: für viele Mitarbeitende ist es ein Grundpfeiler für Motivation, Gesundheit und langfristige Leistungsfähigkeit. Gerade am Jahresende oder bei Kündigungen führt das Thema häufig auf beiden Seiten zu Unsicherheiten.
Die Basis
Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) regelt die Mindestansprüche. Arbeitnehmende haben bei einer Fünf-Tage-Woche mindestens 20 Urlaubstage pro Jahr, bei einer Sechs-Tage-Woche entsprechend 24. Viele Tarif- oder Arbeitsverträge sehen darüber hinaus zusätzliche freie Tage vor, sodass der Durchschnitt in Deutschland bei etwa 28 bis 30 Tagen liegt. Wichtig ist: Urlaub ist zur Erholung gedacht, nicht als Bonus oder Sparmodell. Deshalb gibt es klare Fristen und Regeln.
Grundsätzlich verfällt Resturlaub am 31. Dezember. Eine Übertragung ins neue Jahr ist jedoch möglich, wenn bestimmte Voraussetzungen vorliegen. Dazu zählen zum Beispiel entsprechende Regelungen in Arbeits- oder Tarifverträgen, eine längere Krankheit, die den Verbrauch der Urlaubstage verhindert hat, oder betriebliche Verpflichtungen, die zu einer Urlaubssperre geführt haben. Auch wenn der oder die Arbeitgeber:in seine Mitarbeitenden nicht rechtzeitig über offene Urlaubstage informiert, bleibt der Anspruch bestehen.
In solchen Fällen verlängert sich die Frist in der Regel bis zum 31. März des Folgejahres.
Sonderfälle
Krankheit stellt beim Resturlaub einen besonderen Fall dar. Können Urlaubstage aufgrund von Arbeitsunfähigkeit nicht genommen werden, verfallen sie nicht automatisch, sondern können noch bis zu 15 Monate nach Ende des Kalenderjahres genutzt werden. Das bedeutet konkret: Resturlaub aus 2025 kann – wenn Krankheit der Grund war – bis zum 31. März 2027 genommen werden. Auch beim Ende eines Arbeitsverhältnisses ist Resturlaub ein wichtiges Thema. Grundsätzlich sollen offene Urlaubstage während der Kündigungsfrist genommen werden. Ist das jedoch nicht möglich, entsteht ein Anspruch auf Auszahlung, die sogenannte Urlaubsabgeltung. Damit es dabei nicht zu Missverständnissen oder Konflikten kommt, ist eine transparente Absprache zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden unerlässlich.
Alles was du als Arbeitgeber:in wissen musst
Der Europäische Gerichtshof hat entschieden, dass Arbeitgebende ihre Mitarbeitenden aktiv auf Resturlaub hinweisen müssen, denn Urlaub verfällt nicht automatisch, wenn keine Information erfolgt. Unternehmen sollten deshalb rechtzeitig, idealerweise im Herbst, einen Reminder verschicken, offene Urlaubstage klar benennen und darauf hinweisen, dass diese bis zum Jahresende genommen werden müssen.
Besonders hilfreich sind dabei klare und strukturierte Prozesse: Digitale Urlaubsverwaltungssysteme schaffen Transparenz, automatisierte Erinnerungen verhindern, dass Urlaubstage übersehen werden, und eindeutige Regelungen in Arbeitsverträgen oder Betriebsvereinbarungen sorgen für zusätzliche Sicherheit.
Resturlaub ist weit mehr als ein administratives Detail. Er berührt Fragen von Fairness, Transparenz und Fürsorge und kann im schlimmsten Fall zu rechtlichen Auseinandersetzungen führen.
Arbeitgebende sind gut beraten, ihre Mitarbeitenden aktiv zu informieren und für Klarheit zu sorgen. So wird Resturlaub nicht zum Stressfaktor, sondern zu dem, was er wirklich sein soll: echte Erholung und ein Gewinn für alle.
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